Quanto custa de verdade um funcionário
Quem calcula contratação pelo salário erra por larga margem. O custo real tem provisões que só aparecem no caixa meses depois, quando já é tarde para rever o preço.
"Vou contratar um ajudante de R$ 2.000." Essa frase está errada antes mesmo de a pessoa começar.
Salário é o que o funcionário recebe. Custo é o que sai do seu caixa — e a diferença entre os dois vai de 30% a 70%, dependendo do seu regime tributário.
Os números abaixo são de 2026 e servem para planejar. A folha oficial é do contador.
As três camadas do custo
1. O salário bruto. O que está na carteira.
2. Os encargos sobre a folha. Percentuais que você recolhe por cima do salário, e que variam conforme o seu regime:
| Regime | FGTS | INSS patronal | RAT | Terceiros | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| MEI (1 empregado) | 8% | 3% | — | — | 11% |
| Simples, Anexos I, II, III e V | 8% | — | — | — | 8% |
| Simples, Anexo IV | 8% | 20% | ~2% | — | 30% |
| Lucro Presumido ou Real | 8% | 20% | ~2% | ~5,8% | ~35,8% |
🔴 Essa tabela é a informação mais cara deste artigo. No Simples dos anexos I, II, III e V, a contribuição previdenciária patronal (os 20%) já está embutida no DAS que você paga sobre o faturamento — não incide de novo na folha. Quem está no Simples e provisiona 35% está guardando dinheiro à toa; quem está no Lucro Presumido e provisiona 8% vai levar um susto.
3. As provisões. 13º salário e férias + 1/3 não são opcionais nem "extras de fim de ano" — você deve um pedaço deles a cada mês trabalhado:
13º: salário ÷ 12 = 8,33% ao mês
Férias + 1/3: (salário × 1,333) ÷ 12 = 11,11% ao mêsE tem um detalhe que quase todo mundo esquece: os encargos incidem também sobre as provisões. Você não provisiona só o 13º — provisiona o 13º mais o FGTS e o INSS dele.
A conta fechada
Um salário de R$ 2.000, numa loja no Simples (Anexo I):
| Linha | Valor |
|---|---|
| Salário bruto | R$ 2.000,00 |
| FGTS (8%) | R$ 160,00 |
| Provisão de 13º (8,33%) | R$ 166,67 |
| FGTS sobre o 13º | R$ 13,33 |
| Provisão de férias + 1/3 (11,11%) | R$ 222,22 |
| FGTS sobre as férias | R$ 17,78 |
| Custo mensal real | R$ 2.580,00 |
29% acima do salário — e isso no regime mais barato.
A mesma contratação no Lucro Presumido, onde incidem 35,8%:
| Linha | Valor |
|---|---|
| Salário bruto | R$ 2.000,00 |
| Encargos (35,8%) | R$ 716,00 |
| Provisões + encargos sobre elas | R$ 528,22 |
| Custo mensal real | R$ 3.244,22 |
62% acima do salário. Mesma pessoa, mesmo trabalho, R$ 664 por mês de diferença só pelo regime.
O que o funcionário leva para casa é ainda outro número: do bruto saem o INSS dele (7,5% a 14%, progressivo) e o IRRF. Esses dois não são custo seu — são descontos. Confundi-los com encargo é o erro espelhado: faz o custo parecer maior do que é.
Em quantos pedidos isso cabe
Com o custo real na mão, a pergunta vira concreta. Se cada pedido deixa R$ 14 de margem de contribuição e o funcionário custa R$ 2.580:
2.580 ÷ 14 = 185 pedidos por mês → cerca de 6 por diaSeis pedidos a mais por dia. Isso é verificável: ou a contratação traz esse volume (atendendo mais rápido, abrindo mais horas, liberando você para vender), ou ela precisa vir junto de outra coisa que traga.
É uma pergunta bem melhor que "será que dá para pagar?".
O custo que não está na planilha
Três coisas que também entram, e que pesam mais em loja pequena:
Rescisão. Multa de 40% sobre o saldo do FGTS, mais aviso prévio. Numa contratação de um ano a R$ 2.000, isso passa de R$ 2.500 — e é dinheiro que sai de uma vez.
O primeiro mês. Quem entra não produz igual no dia um. Duas a quatro semanas de adaptação são custo real.
Seu tempo. Treinar, corrigir, acompanhar. Em loja com 1 ou 2 funcionários, quem faz isso é o dono — e é hora que sai de outro lugar.
No PedeBox o custo da folha com encargos e provisões já vem calculado por regime no módulo de RH, e entra no DRE como despesa de pessoal. A fórmula é a deste artigo; a diferença é que ela roda sobre o seu quadro real, todo mês, em vez de uma planilha feita uma vez e esquecida.