Controle de estoque na prática: quando comprar e quanto comprar

Estoque errado custa dinheiro de duas formas opostas, e a maioria das lojas paga as duas no mesmo mês.

Faltou: o item mais pedido acaba na sexta à noite. Você perde a venda, e às vezes perde o cliente — quem não encontra duas vezes passa a abrir outro app primeiro.

Sobrou: a prateleira tem três meses de um produto que gira devagar. Aquele dinheiro não está rendendo, está esperando, e parte vai vencer.

As duas coisas têm a mesma causa: a compra é decidida por memória, olhando a prateleira. E a prateleira não sabe quanto você vende por dia nem quantos dias o fornecedor demora.

A conta do "quando comprar"

Comprar quando acaba é tarde — entre o pedido e a entrega você fica sem. O gatilho certo é o ponto de pedido: o saldo em que você precisa comprar para a mercadoria chegar antes de zerar.

Ponto de pedido = consumo médio por dia × prazo de entrega + estoque de segurança

Para a Coca lata, que vende 24 por dia, com fornecedor que entrega em 3 dias:

24 × 3 = 72 latas  (só para atravessar a espera)

Se você comprar com 72 na geladeira, chega na hora exata — se nada der errado. E alguma coisa dá errado: vem um fim de semana movimentado, o fornecedor atrasa um dia. Por isso existe a segunda parcela.

Estoque de segurança

O estoque de segurança cobre a variação. A forma rigorosa usa o desvio da sua demanda; a versão prática que funciona bem é:

Estoque de segurança ≈ consumo médio por dia × metade do prazo
24 × 1,5 = 36 latas

Então o ponto de pedido vira 72 + 36 = 108 latas. Chegou a 108, compra.

Produto que falta e faz o cliente desistir do pedido inteiro merece segurança maior. Produto que tem substituto na prateleira ao lado merece menos. Segurança é dinheiro parado — vale pagá-la onde a falta dói.

Para quem quer o cálculo cheio: a versão formal multiplica a variação da demanda pela raiz do prazo e por um fator de nível de serviço (1,65 cobre cerca de 95% dos casos). É o que o painel do PedeBox usa, porque faz diferença em item de giro irregular. Para decidir no balcão, a metade do prazo acerta o suficiente.

A conta do "quanto comprar"

Chegar no ponto de pedido e comprar só até ele significa voltar a comprar amanhã. A quantidade sai de quantos dias você quer ficar abastecido:

Quantidade = ponto de pedido + (consumo por dia × dias de cobertura) − saldo atual

Com 108 de ponto, 24 por dia, querendo 10 dias de cobertura, e 95 latas na geladeira:

108 + (24 × 10) − 95 = 253 latas

E aqui entra um detalhe prático que estraga a conta de muita gente: refrigerante não se compra em latas, se compra em fardo. Fardo de 12:

253 ÷ 12 = 21,1 fardos  →  21 fardos (252 latas)

Arredonde para o múltiplo mais próximo, subindo quando descer deixaria você abaixo do ponto de pedido. Pedido em unidade solta volta do fornecedor "ajustado" por ele, e aí a sua conta não vale mais nada.

Curva ABC: onde vale gastar atenção

Você não tem tempo de controlar 400 itens com o mesmo cuidado. A curva ABC resolve isso ordenando os produtos pelo quanto cada um representa do seu faturamento:

A conclusão costuma incomodar: um punhado de itens responde por quase todo o dinheiro. É neles que vale calcular ponto de pedido, negociar prazo e brigar por preço. Em item C, o esforço de controle custa mais que a economia.

Cruze a curva com a margem e aparece a lista de prioridades real: item A com margem baixa é onde um ajuste de preço ou de fornecedor rende mais rápido, porque o volume multiplica qualquer ganho.

Validade: primeiro a vencer, primeiro a sair

A regra é FEFO — first expired, first out, o primeiro a vencer é o primeiro a sair. Não é a mesma coisa que o primeiro que entrou: uma entrega nova pode ter validade mais curta que a caixa do fundo, e nesse caso ela sai antes.

Três hábitos fazem quase todo o trabalho:

1. Anote a validade na entrada, não na hora de repor. Depois ninguém lembra de qual lote é qual.
2. Reponha pela frente, colocando o lote mais novo atrás. É o que faz o FEFO acontecer sem ninguém pensar nisso.
3. Olhe o que vence em 7 dias, toda semana. É a janela em que ainda dá para promover, usar na cozinha ou trocar com o fornecedor.

Registre a perda com o motivo

Perda sem motivo é um número que não ensina nada. Perda separada por motivo vira decisão:

• Vencido → você comprou demais, ou o giro caiu
• Quebra e avaria → problema de armazenagem ou de transporte
• Consumo interno → é custo de pessoal disfarçado de perda de estoque
• Furto e sumiço → é processo, não estoque

A mesma soma de R$ 600 no mês pede ações completamente diferentes se for quase toda vencimento ou quase toda sumiço. Registrar por motivo custa um toque na hora de dar baixa e é o que separa "tivemos perda" de "sabemos o que fazer".

Contagem cíclica no lugar do balanço geral

Balanço geral é aquele domingo inteiro contando a loja. Costuma ser feito uma vez e nunca mais, e no mês seguinte o estoque já não bate.

A alternativa que se sustenta é a contagem cíclica: um punhado de itens por dia, seguindo a curva ABC — classe A a cada 7 dias, B a cada 15, C a cada 30. Vinte itens por dia bastam para manter uma loja de mercado em dia, levam dez minutos e não exigem fechar nada.

E conte às cegas: quem conta não deve ver o saldo que o sistema espera. Vendo o número, a tendência humana é confirmá-lo — e aí a contagem deixa de medir e passa a carimbar.

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Se for começar por uma coisa só, comece calculando o ponto de pedido dos dez itens que você mais vende. É a mudança com o melhor retorno: resolve a maior parte das rupturas e não exige mexer no resto da operação.

No PedeBox esse painel já vem montado — risco de faltar em 24 e 48 horas, sugestão de compra em embalagem fechada, itens parados há 30, 60 e 90 dias com o valor preso em cada um, e as perdas do mês separadas por motivo e por quem lançou. As contas são as mesmas deste artigo; a diferença é que elas rodam sobre a sua venda real, todo dia, sem ninguém abrir planilha.