Fechamento de caixa: como conferir a gaveta todo dia

Quem fecha o caixa só no fim da semana descobre a diferença tarde demais para saber de onde ela veio. A conferência diária leva uns dez minutos e transforma "faltou dinheiro em algum momento do mês" em "faltou R$ 8 na terça, no turno da noite". Com isso dá para agir.

Primeiro, o que entra na gaveta

A gaveta guarda dinheiro físico, e só ele. PIX, cartão e vale não passam por ela, então não devem entrar na conta. É o erro mais comum: somar tudo que foi vendido e achar que a gaveta deveria ter esse valor. As vendas no PIX e no cartão caem na conta bancária; a gaveta só tem as vendas pagas em dinheiro.

Fiado também não entra. Ele é uma venda que ainda não virou dinheiro e fica na lista de quem deve, não no caixa.

A conta esperada

Para saber quanto deveria ter na gaveta no fim do turno:

esperado = fundo de troco inicial
         + vendas pagas em dinheiro
         + entradas avulsas (reforço de troco)
         - sangrias (retiradas para o cofre)
         - dinheiro devolvido ou estornado

• Fundo de troco: o valor com que o turno começa. Defina um valor fixo, por exemplo R$ 100 em notas e moedas variadas, e comece sempre com ele. Variar o fundo todo dia atrapalha a conferência.
• Sangria: retirada de dinheiro da gaveta para o cofre no meio do turno, para não acumular. Toda sangria vai anotada com valor, hora e quem fez.
• Entradas avulsas: dinheiro que alguém colocou na gaveta fora de uma venda, como um reforço de troco.

O passo a passo do fechamento

1. Pare o caixa. Ninguém mexe na gaveta durante a contagem.
2. Conte às cegas. Quem conta não deve saber o valor esperado antes de contar. Se a pessoa sabe o número que tem de dar, a tendência é "ajustar" a contagem.
3. Separe o fundo de troco. Tire o valor do fundo para o próximo turno e anote.
4. Compare com o esperado. A diferença é o que importa. Sobrou ou faltou?
5. Registre. Valor contado, valor esperado, diferença e quem fechou. Sem registro, a conferência não serve de nada na semana seguinte.
6. Guarde o dinheiro. O que passa do fundo vai para o cofre, com a anotação do valor.

Quando a gaveta não bate

Uma diferença pequena de vez em quando é normal: troco dado errado, moeda que caiu. O que merece atenção é o padrão:

• Falta sempre no mesmo turno ou com a mesma pessoa.
• A diferença só vai para o mesmo lado, sempre faltando.
• Diferenças que crescem aos poucos.

Antes de acusar alguém, confira as causas comuns: venda lançada no meio de pagamento errado (dinheiro marcado como cartão, ou o contrário), sangria feita e não anotada, troco entregue a mais, estorno em dinheiro que não foi registrado.

Turno que passa da meia-noite

Loja que fecha de madrugada tem um problema próprio: o caixa não fecha no mesmo dia do calendário em que abriu. Se a sua conta de vendas por dia corta à meia-noite, as vendas do mesmo turno ficam divididas em dois dias e a gaveta nunca fecha. A regra certa é contar o turno, do abrir ao fechar, não o dia.

Por que isso importa para o resultado

Diferença de caixa é perda que não aparece no relatório de vendas. Uma loja que vende bem e ainda assim fecha o mês apertado quase sempre tem perdas pequenas e frequentes em algum lugar, e a gaveta é um dos primeiros lugares a olhar. Junto com o controle de estoque e com o controle do fiado, o fechamento diário cobre as três portas por onde o dinheiro costuma escapar sem ninguém ver.

Veja também: Fiado sem perder dinheiro · Controle de estoque na prática